Se in sede di assemblea condominiale viene votata, con esito positivo, la nomina di un nuovo amministratore,nei giorni successivi deve avvenire il passaggio di consegne di tutta la documentazione del condominio da parte dell’ex amministratore. Lo sancisce il comma 8 dell’articolo 1129 del Codice civile: “Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.
Non esiste una legge che si esprima su un lasso di tempo entro il quale sia obbligatorio il passaggio di consegne. Per questo motivo è consigliabile che la delibera assembleare di revoca dell’amministratore e nomina del neoamministratore indichi una tempistica del passaggio di consegne concordata per rendere l’indicazione temporale vincolante. È bene ricordare, inoltre, che i documenti consegnati devono essere in originale.
Verbale di consegna: di cosa si tratta?
Il passaggio di consegne della documentazione del condominio si delinea con la redazione del verbale di consegna: un elenco di tutti i documenti condominiali detenuti fino a quel momento dall’amministratore uscente e che vengono consegnati al subentrante. È importante precisare che il passaggio consegne non è subordinabile al pagamento di eventuali crediti in sospeso.
Tra i documenti fondamentali che il nuovo amministratore deve ricevere dall’amministratore uscente compaiono:
- i verbali delle assemblee
- il regolamento condominiale
- le tabelle millesimali
- il codice fiscale del condominio
- l’anagrafe condominiale
- i certificati di conformità degli impianti
- la corrispondenza
- le fatture e i vari documenti fiscali
- i versamenti Inps, Inail e le buste paga
- il documento di chiusura di cassa
Il passaggio di consegne da parte dell’ex amministratore è obbligatorio
Innanzitutto, si tratta di un dovere civilistico e deontologico: l’ex amministratore è tenuto a consegnare fisicamente i documenti in originale riguardanti il condominio che non amministra più in favore del nuovo amministratore.
Se la consegna dei documenti non dovesse avvenire, il nuovo amministratore sarebbe legittimato, anche senza delibera assembleare di autorizzazione, ad agire anche in sede cautelare per ottenere un provvedimento d’urgenza (art. 700 del C.c.) che ordini all’ex amministratore di consegnare tutta la documentazione. Se anche questa azione non andasse a buon fine è bene ricordare che l’ex amministratore andrebbe incontro a conseguenze sotto il profilo penale. Infatti, si parlerebbe di appropriazione indebita perché l’ex amministratore trarrebbe ingiustificato profitto dall’illegittimo possesso del materiale in questione. Il reato si configurerebbe, quindi, con il rifiuto ingiustificato della restituzione dei documenti dopo la scadenza del termine dato.
Perché il passaggio di consegne tra gli amministratori condominiali è così importante?
Grazie al passaggio di consegne tra l’ex e il neoamministratore si dà modo a quest’ultimo di studiare la situazione del condominio, controllando i bilanci, le voci di spesa, eventuali problemi legati al fabbricato e i relativi interventi effettuati o da eseguire, conti da saldare per lavori eseguiti da ditte e professionisti. In questo modo il nuovo amministratore potrà prendere in carico la gestione con una visione completa della vita e della situazione del condominio, arrivando preparato alla prima assemblea condominiale ufficiale dal suo insediamento.
A chi viene fatto il passaggio di consegne se l’ex amministratore si dimette e non ne viene nominato uno nuovo?
In questo caso l’ex amministratore può rivolgersi all’autorità giudiziaria che ne nominerà uno d’ufficio e a questo verrà fatto il passaggio di consegne della documentazione condominiale.
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